среда, 21 апреля 2010 г.

Разделитель целой и дробной части

По умолчанию в Excel разделитель целой и дробной части числа используется в соответствии с системными установками Windows. Обычно разделителем для таких стран, как Россия и Украина, является запятая.

Иногда, возникает потребность изменить запятую на точку или точку на запятую для разделения целой и дробной части числа.

Для решения этой потребности надо щелкнуть по кнопке Офис, затем щелкнуть по кнопке Параметры Excel в нижней правой части появившемся меню.

В окне Параметры Excel щелкаем по пункту Дополнительно. В Параметрах правки находим настройку с галочкой Использовать системные разделители.

Параметры Excel - Дополнительно - Использовать системные разделители

Для изменения запятой на точку необходимо снять галочку с настройки Использовать системные разделители и в пункте Разделитель целой и дробной части поставить точку.

Разделитель целой и дробной части

Нажимаем кнопку ОК.

Важное замечание. Если воспользоваться Заменой точки на запятую или наоборот, то такой вариант может привести к нежелательным последствиям. В результате замены данные в ячейках примут текстовый формат. В следствии чего такие данные нельзя будет использовать в расчётах.

Окно Заменить можно вызвать при помощи комбинации клавиш Ctrl+F.

Еще один момент по поводу системных настроек в Windows. С помощью их можно не только указать разделитель целой и дробной части, а так же изменить и настроить числа, денежную единицу, дату и время.

четверг, 15 апреля 2010 г.

Excel Viewer - Средство просмотра Excel

Excel Viewer - Средство просмотра Excel предназначено для работы с электронными таблицами на компьютерах, на которых не установлена программа Microsoft Office Excel.

Некоторые пользователи не используют в повседневной работе электронные таблицы Excel. На некоторых компьютерах не установлено нужное программное обеспечение.

Кто-то получает файл электронной таблицы от знакомых на электронный почтовый ящик. Кому-то приходит рассылка с прайс-листами в формате Excel. Некоторые сервисы в интернете позволяют сохранять данные в виде .xls или .cvs файлов.

Есть бесплатное Средство просмотра Excel от компании Microsoft. Средство просмотра Excel позволяет открывать, печатать и просматривать книги Excel. Работает с электронными таблицами начиная с 97 версии и заканчивая 2007 версией.

По своей сути программа является урезанной версией табличного редактора. В целом работать с ней может любой пользователь, который уже сталкивался электронными таблицами. Специальных знаний не требуется.

Средство просмотра Excel

Программу Средство просмотра (Excel Viewer) скачать можно с сайта Microsoft - http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=1cd6acf9-ce06-4e1c-8dcf-f33f669dbc3a&displaylang=ru. Размер программы – 52 Мб.

На сайте можно прочитать подробную инструкцию по установке, использованию и удалению программы Средства просмотра электронных таблиц.

воскресенье, 4 апреля 2010 г.

Коды ошибок в Excel

Даже формулы, которые имеют правильный синтаксис, могут иногда возвращать ошибочные значения. Когда Excel находит ошибку в формуле, то мгновенно информирует нас об этом.

Ниже приводится список возможных ошибок и причины их возникновения.

#ЗНАЧ! возникает при использовании неверного типа данных. Например, была применена встроенная функция или создана простая арифметическая формула с ячейкой, которая содержит текст вместо чисел.

#ИМЯ? появляется, когда Excel не может найти имя использованной функции. Этот код ошибки обычно обозначает, что мы ошиблись в написании имени функции, хотя может и указывать на то, что мы использовали текст без кавычек или оставили пустые скобки после имени функции.

#ЧИСЛО! означает проблему с одним из используемых нами чисел. Например, этот код появляется, когда в результате вычислений получается слишком большое или слишком маленькое число, которое не может быть обработано Excel.

#ДЕЛ/0! означает попытку деления на ноль. Этот код ошибки также появляется, если мы пытаемся разделить на пустую ячейку, потому что Excel интерпретирует пустую ячейку как ноль для нужд простых вычислений с арифметическими операторами.

Значение #ССЫЛКА! возвращают формулы, в которых имеются неправильные ссылки. Эта ошибка чаще всего появляется, если мы удаляем или вставляем в ячейку, которую использовали, или пытаетесь копировать в ячейку с одного листа Excel на другой.

#Н/Д! появляется, если значение недоступно. Эта ошибка может появиться при попытке выполнить определенные виды поисковых или статистических функций Excel, которые работают с диапазонами ячеек. Например, если мы используем функцию для поиска в диапазоне, и она не может найти то, что нужно, формула вернет этот результат.

#ПУСТО! появляется, если в формуле указано пересечение двух диапазонов, которые в действительности не пересекаются. Часто люди используют оператор пересечения случайно, так как оператор - это всего лишь один символ пробела.

Знаки “решетка” ######### - этот код не является в действительности кодом ошибки - по всей вероятности, Excel успешно вычислил формулу. С другой стороны, формула не может быть отображена в ячейке, используя текущий числовой формат. Чтобы решить эту проблему, вы можете увеличить ширину столбца или, возможно, изменить числовой формат, если вам требуется определенное число десятичных знаков.

суббота, 3 апреля 2010 г.

Ошибки в формулах Excel

Когда допускаешь синтаксическую ошибку в процессе ввода формулы (например, ввод несовпадающего числа скобок или пропуск аргумента функции), Excel сразу сообщит об этом. Кроме того, Excel не примет формулу, пока мы её не исправим.

Мы можем написать правильную формулу, но она не вернет допустимый результат. Например, =А1/А2. Если обе ячейки А1 и А2 содержат числа, эта формула будет работать корректно. Но как только ячейка А2 окажется пустой или мы введем текст вместо чисел, Excel не сможет вычислить формулу. Excel выведет сообщение об ошибке.

Excel использует код, чтобы уведомить нас об ошибке в формуле. Код ошибки в Excel начинается со знака “решетка” (#) и заканчивается восклицательным знаком (!).

Для устранения ошибки придется определить проблему и решить её. Решение проблемы может заключаться в исправлении формулы или изменении значений ячеек, на которые формула ссылается.

При обнаружении ошибки в формуле, Excel помещает крошечный зелёный треугольник в левый верхний угол ячейки. При переходе в ячейку с ошибкой, Excel отображает рядом с ней значок с восклицательным знаком (смарт-тег). Если поместить курсор мыши на восклицательный знак, то можно увидеть описание ошибки.

Описание ошибки в формуле Excel

Если же щелкнуть по значку восклицательного знака, то можно увидеть меню с пунктами:

  • Справка по этой ошибке открывает онлайновую справку Excel с описанием и причиной проблемы;
  • Показать этапы вычисления открывает диалоговое окно Вычисление формулы, где можно поэтапно проработать сложную формулу;
  • Пропустить ошибку указывает Excel не беспокоить нас больше этой проблемой, даже если она проявится на вновь созданном листе. Теперь не будет отображаться зеленый треугольник для этой ошибки (хотя код ошибки в ячейке все же будут присутствовать);
  • Изменить в строке формул переводит курсор в строку формул, где можно изменить формулу, чтобы исправить ошибку;
  • Параметры проверки ошибок открывает диалоговое окно Параметры Excel в разделе Контроля ошибок и Правил контроля ошибок.

Меню Ошибка - деление на ноль

Excel всегда сообщает о реальных ошибках, таких как #ЗНАЧ! и #ИМЯ?, независимо от настроек, которые были выполнены в диалоговом окне Параметры Excel.